“เงินติดล้อ” มีจุดเด่นในการทำธุรกิจที่ชัดเจน นั่นคือการใช้เทคโนโลยีขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทุกคนในองค์กรจึงต้องเตรียมพร้อมอยู่เสมอ เพื่อเร่งสปีดไปข้างหน้า ควบคู่ไปกับการหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ก้าวทันกับการเติบโตที่รวดเร็วขององค์กร
ฝ่ายสนับสนุนธุรกิจและบริการกลาง (Business Support and Central Service หรือ BSCS)คือหนึ่งในตัวอย่างของทีมที่ทำงานแบบ Smart Execution : Do More with Less (ทำงานอย่างฉลาด : ทำเท่าเดิม ผลลัพธ์เพิ่มขึ้น) และเตรียมพร้อมอยู่เสมอเพื่อเรียนรู้และปรับตัวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ เพราะการทำงานของทีมจะต้องใช้ข้อมูลและงานเอกสาร จัดทำ Report โดยรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเดิมๆ ผ่านกระบวนการทำงานซ้ำๆ ทำให้สมาชิกในทีมต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำสิ่งเหล่านี้
ซึ่งงานหลักๆ ในทีมก็คือ งานหลังบ้านเพื่อสนับสนุนการทำงานทั้งของฝั่งสาขาและฝั่งสำนักงานใหญ่ให้ทำงานได้อย่างราบรื่น เช่น การดูแลเรื่องของอุปกรณ์สำนักงาน ดูแลค่าใช้จ่ายต่างๆ ของสาขาทั้งหมด รวมถึงดูแลเรื่องรถใช้งานทั้งของสาขาและสำนักงานใหญ่ ซึ่งส่วนใหญ่ก็คืองานธุรการที่ต้องมีการทำงานซ้ำๆ เมื่อธุรกิจของเงินติดล้อโตขึ้นอย่างรวดเร็วและมีสาขาเปิดเพิ่มมากขึ้นก็แน่นอนว่างานที่ฝ่าย BSCS ดูแลก็ต้องมากขึ้นตามไปด้วย
“พองานมากขึ้นเราก็อยากได้เทคโนโลยีที่จะมาช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ในขณะที่ทีม IT ก็มีงานล้นมือ เลยทำให้เราต้องพยายามพัฒนาตัวเองและทีมโดยคิดหาเทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วย ซึ่งจากการหาข้อมูลเบื้องต้นเราก็พบว่า RPA (Robotic Process Automation) น่าจะตอบโจทย์ความต้องการของเราได้ แล้วทีม A&D ก็ช่วยแนะนำวิทยากรที่จะมาสอนให้ทีมของเรา”
ทำงานเป็นทีม พร้อมเรียนรู้และลองผิด-ลองถูกไปด้วยกัน
หลังผ่านการอบรมขั้นพื้นฐานเป็นเวลา 2 วัน ทีม BSCS ก็เริ่มลองผิดลองถูกเพื่อเขียนคำสั่งสร้าง BOT ให้ทำงานตามที่กำหนดไว้แบบอัตโนมัติจากการคลิกแค่ครั้งเดียว
“เราทุกคนมีงานประจำต้องทำ จึงต้องสละเวลาช่วงเย็นหรือเสาร์อาทิตย์เพื่อมาฝึกฝนการเขียนคำสั่งให้เกิดความเชี่ยวชาญ เช่นต้องลากไอคอนนี้มาแปะไว้ตรงนี้ เพื่อให้ BOT ทำงานแบบนี้ หรือถ้าลองเปลี่ยนคำสั่งอีกแบบก็จะได้ผลลัพธ์อีกแบบ ซึ่งธุรกรรมอย่างแรกที่เราสร้าง BOT ให้ทำก็คือการรับค่าเช่า ซึ่งปกติเราต้องทำประมาณ 2,000 ธุรกรรมต่อเดือน”
ฝ่าย BSCS ยังเล่าบรรยากาศที่ต้องมานั่งรวมหัวกันคิด จนได้ข้อสรุปว่าหลายหัวคิด ดีกว่าหัวเดียวคิดว่า
“ช่วงแรกความคิดเราไม่ตรงกันเลย แต่ข้อดีคือพออีกคนตัน อีกคนจะเป็นแสงสว่างให้ทีม เช่น บอกว่าให้เปลี่ยนไอคอนมาแปะไว้ตรงนี้แทนก็ได้ และทำให้เราเห็นแนวคิดหรือวิธีการสร้าง Flow ของคนอื่น เพราะแต่ละ Flow เขียนได้หลายแบบ เช่น Flow ที่เราเขียนมี 15 ขั้นตอน
ในขณะที่อีกคนเขียนมา 10 ขั้นตอนซึ่งอาจจะสั้นไปแล้วไม่ครอบคลุม พอนำมารวมกันก็อาจเหลือแค่ 12 ขั้นตอนจากการลดทอนบางขั้นตอนของเราแล้วดึงบางคำสั่งของอีกคนมาใช้ทำให้เกิด Flow ที่ปิดความผิดพลาดในแต่ละด้านได้ ทำให้ BOT ทำงานได้อย่างไหลลื่น
ถ้าไม่เปิดใจยอมรับความคิดเห็นของคนอื่น หรือยอมรับคำติชม ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจไม่ดีเท่านี้ หรือเราอาจต้องใช้เวลานานขึ้นในการสร้าง BOT ที่สมบูรณ์ สิ่งสำคัญอีกอย่างที่เราได้รู้คือ…ผิดพลาดบ้างก็ไม่เป็นไร
เพราะเงินติดล้อให้สิทธิ์ที่จะล้มเหลว (License to Fail) แต่ก็สนับสนุนให้เรียนรู้จากความผิดพลาดด้วย และการเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือ ‘ลองทำ’ ถ้าผิดหรือมีข้อผิดพลาดก็แก้ไขจนกว่า BOT จะทำงานได้อย่างราบรื่น”
ในที่สุด ทีม BSCS ก็ได้ผลลัพธ์ที่น่าชื่นใจ คือการได้ BOT ตัวแรกมาใช้งานภายในเวลาครึ่งเดือน และยังสามารถสร้าง BOT ได้รวมถึงปัจจุบัน 24 ตัว ที่เข้ามาช่วยตั้งแต่การเช็กสต็อกสินค้า ดึงข้อมูลรายงานประจำวัน จัดการเรื่องค่าเช่าสำนักงาน ใบเสร็จ ค่าไฟ ค่าขนส่ง และอื่นๆ ที่ช่วยลดเวลาการทำงานไปถึง 5,340 นาที ต่อเดือน ในเวลาเพียง 11 เดือน
พร้อมลุยต่อ เพื่อสร้างอนาคตไปกับองค์กร
“RPA ทำให้เราเห็นว่าเทคโนโลยีมีประโยชน์กับการทำงานของเราจริงๆ ทำให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลา ลดความผิดพลาด ทำให้เราเริ่มมองหาเทคโนโลยีอื่นๆ เช่น ChatGPT หรือ AI อื่นๆ เพื่อให้ทีมของเราทำงานได้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นไปอีก เราจะไม่หยุดอยู่แค่นี้”
ต้องบอกว่าหลังจากคุยกับทีม BSCS แล้วทำให้เข้าใจเลยว่าเบื้องหลังการสร้างซอฟต์แวร์พัฒนา BOT ที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพของทีมนี้ไม่ได้มีดีแค่ความตั้งใจหรือ Insights ที่ดี แต่ยังมีการวางแผน Journey ที่ครบถ้วน รวมถึงพลังการสนับสนุนดีดีจากองค์กรที่ให้พื้นที่ในการได้ลองผิดลองถูกและเรียนรู้สิ่งใหม่
เพราะถึงเทคโนโลยีจะล้ำแค่ไหน แต่ถ้าไม่มีคนนำมาใช้อย่างฉลาด ไม่มีคนพัฒนา หรือนำมาสร้างนวัตกรรม เทคโนโลยีนั้นก็คงไม่มีประโยชน์
AHA Moments จากชาว BSCS
"การเขียน BOT ตัวหนึ่งก็เหมือนกับการสอนคนคนหนึ่ง แต่ที่แตกต่างคือเมื่อเราสอน BOT สำเร็จมันจะทำงานให้เราตลอดตั้งแต่วันที่เราสอนเสร็จเลย แถมไม่มีการป่วย ลาหยุด ลางาน หรือลาออก และเราจะเปลี่ยนบทบาทจากคนที่ต้องทำงานเองมาเป็นคนคอยควบคุมให้ BOT ทำงานแทน และคอยพัฒนาให้ BOT เก่งยิ่งขึ้น” ศุภโชค แสงนรสีห์
"อยากให้ทุกคนกล้าเรียนรู้ที่จะนำเทคโนโลยีมาใช้ อย่ากลัวว่ามันจะมาเลื่อยขาเก้าอี้เรา และวันหนึ่งถ้างานเราเปลี่ยนเราก็สามารถสอนให้มันเปลี่ยนตามเราได้” อนัญญา ทูลมาลา
"อย่าคิดว่าสิ่งที่มีอยู่แล้วคือสิ่งที่ดีที่สุด อย่างเมื่อก่อนเราคิดว่าใช้ Excel ก็หรูแล้ว แต่พอเปิดใจก็พบว่ามันมีสิ่งที่ทำให้เราสบายขึ้นอีก ทำงานได้ดีขึ้นอีกอยู่เสมอ” สุกัญญา พงษ์ฉาย
"BOT ที่เราสร้างเกิดขึ้นได้ เพราะทุกคนเปิดใจ กล้าคิด กล้าลอง และกล้าลุย” เอกพัชร์ สิทธิไตรวัฒน์
"RPA เป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้น ทำให้รู้ว่าเราสามารถทำอะไรได้มากกว่าที่เราเคยคิด” ธรินทรา แซ่แต้